Baustellendokumentation: aus der Zettelwirtschaft in eine App
Tagesberichte, Fotos, Mängel und Bautagebuch an einem Ort, dem Projekt zugeordnet und mit Zeitstempel gesichert. Du beschreibst, wie dein Betrieb dokumentiert. Aya baut die App dazu.
Doku entscheidet, wer am Ende zahlt
Bis zur Abnahme trägst du die Beweislast. Bei Nachträgen, Behinderungen und Mängelrügen gewinnt, wer zeitnah und lückenlos dokumentiert hat. Genau daran scheitert die Praxis aus Papier, Excel und WhatsApp. Zeile für Zeile, was sich ändert:
Das Foto
Auf drei privaten Handys. Ohne Datum, das vor Gericht zählt, ohne Bezug zur Baustelle. Wer kündigt, nimmt es mit.
Direkt aus der App fotografiert: Aufnahmezeit, Baustelle und Eintrag hängen zusammen, jedes Bild bekommt seine Nummer.
Der Tagesbericht
Entsteht Wochen später aus dem Gedächtnis, wenn er entsteht. Wetter, Personal, Vorkommnisse: geschätzt.
Der Polier füllt ihn am Handy aus, am selben Tag, mit Unterschrift. Als PDF am Projekt, im Format deines Auftraggebers.
Die Behinderung
Mündlich gemeldet, im Zweifel gar nicht. Beim Nachtrag weiß niemand mehr, wann der Stillstand begann.
Angezeigt mit Uhrzeit, Zustellung protokolliert. Der Nachtrag hat seinen Beleg, bevor er einer wird.
Der Mangel
„Schacht 3 undicht, guckt mal“ in der WhatsApp-Gruppe. Ohne Frist, ohne Verantwortlichen, ohne Erledigung.
Mangel erfassen, Frist und Verantwortlichen zuweisen, Erledigung mit Foto belegen. Der Stand ist jederzeit sichtbar.
Das Protokoll deines Gewerks
Tagesmeter, Druckprüfung, Verkehrsanordnung: ein Formular je Modul, ein Ordner je Baustelle. Nichts hängt zusammen.
Gewerkspezifische Protokolle mit Pflichtfeldern und Unterschrift, an derselben Baustelle wie Bericht und Fotos.
nach deinem Ablauf
Sieben Monate später
Die Mängelrüge kommt. Der Ordner steht im Bauwagen, das Blatt, das zählt, fehlt.
Baustelle und Datum eingeben: alle Belege des Tages, mit Zeitstempel und Absender. Wer dokumentiert hat, gewinnt.
Vom Zettel zur App in drei Schritten
Beschreiben
„Unser Polier macht jeden Tag einen Tagesbericht mit Wetter, Personal und Leistungen. Fotos gehören zum Bericht. Mängel bekommen Frist und Verantwortlichen. Der Bauherr bekommt das PDF.“ Mehr braucht Aya nicht.
Prüfen
In unter 60 Sekunden steht der Entwurf: Baustelle, Tagesbericht, Fotodoku, Mängelliste, Rollen für Polier, Büro und Bauherr, PDF-Vorlage. Du korrigierst, was nicht passt.
Loslegen
Team einladen, fertig. Der Polier dokumentiert ab dem ersten Tag am Handy, ohne Schulung. Das Büro sieht jeden Bericht sofort statt Wochen später einen Stapel Zettel.
Die Bausteine deiner Doku-App
Tagesberichte & Bautagebuch
Der Polier füllt den Bericht am Handy aus: Wetter, Personal, Leistungen, Vorkommnisse. Als PDF exportiert, am Projekt abgelegt.
Fotos mit Zeitstempel
Direkt aus der App fotografieren: Aufnahmezeit, Baustelle und Eintrag hängen zusammen. Nichts liegt mehr im privaten Chat.
Mängel & Aufgaben
Mangel erfassen, Verantwortlichen und Frist zuweisen, Erledigung mit Foto belegen. Der Stand ist jederzeit sichtbar, nicht erst beim nächsten Jour fixe.
Nachweise, Aufmaß & Prüfprotokolle
Regiestunden, Leistungsaufmaß und gewerkspezifische Protokolle dort erfassen, wo sie entstehen, und mit Unterschrift sichern. Du baust an, was dein Gewerk braucht.
Deine Bauakte, nicht die der Branche
Branchensoftware bildet den Durchschnitt ab: ein festes Set an Modulen, ein Berichtsformat. Dein Auftraggeber will aber sein Format, dein Gewerk hat seine Protokolle, und der nächste Rahmenvertrag bringt neue Doku-Anforderungen mit. Mit Aya baust du die digitale Bauakte um deine Baustelle herum: Tagesbericht, Fotos, Mängel, Prüfprotokolle, Aufmaß, je nachdem, was ihr wirklich braucht, alles an derselben Baustelle. Kommt später ein Modul dazu, beschreibst du die Änderung in einem Satz, statt ein Ticket beim Hersteller zu schreiben.
Alle haben die Baustelle. Was sie daran bauen, ist bei jedem anders: Der Tiefbauer braucht den Tagesbericht mit Tagesmeter und Verkehrsanordnung, der Rohrleitungsbauer Schweiß- und Druckprüfprotokolle mit Unterschrift der Aufsicht, der Dachdecker die Fotodoku nach Gewerk, der Ausbaubetrieb die Mängelliste mit Fristen. Und wenn die Zeiterfassung dazukommt, hängt sie an derselben Bauakte, im selben System auf denselben Daten.
Rollen und Rechte bis auf den Datensatz: Der Auftraggeber bekommt den Bericht, nicht deine Kalkulation. Audit-Log für jede Änderung, Daten in Frankfurt, DSGVO- und BDSG-konform, ISO-27001-zertifizierte Infrastruktur.
Bis die App steht, helfen zwei Blätter: der Tagesbericht der Bautagebuch-Vorlage für jeden Tag und das Foto-Protokoll je Bauvorhaben, damit jedes Foto Bild-Nr., Bauteil und Anlass bekommt. Kostenlos, ohne Anmeldung: als Excel oder als PDF.
Häufige Fragen
Was kostet die Baustellendokumentation mit Aya?
Aya kostet 0 bis 200 € pro Nutzer und Monat, je nach Nutzungsintensität. Hosting, Datenbank und Backups sind enthalten, versteckte Infrastrukturkosten gibt es nicht. Details auf der Preise-Seite.
Welche Doku-Module gibt es?
Die, die dein Gewerk braucht: Bautagebuch und Tagesbericht, Fotodokumentation, Mängel und Restarbeiten, Aufmaß als Vor-Ort-Aufnahme oder als Leistungsaufmaß, Prüfprotokolle, Pläne, Termine. Alles hängt an derselben Baustelle. Du startest mit einem Modul und baust an, was dazukommt.
Funktioniert das auch ohne Netz auf der Baustelle?
Aya läuft im Browser und als App auf iOS und Android. Sprich uns im Gespräch auf euer Funkloch-Szenario an, dann zeigen wir dir, wie dein Prozess damit umgeht.
Können Subunternehmer und Auftraggeber zugreifen?
Ja, mit eigenen Rollen und Rechten. Du bestimmst bis auf Datensatz-Ebene, wer was sieht: Der Auftraggeber bekommt den Bericht, nicht deine Kalkulation.
Wie kommen die Berichte zum Auftraggeber?
Als PDF-Export, automatisch oder per Klick. Das Layout folgt deiner Vorlage, mit Logo und Unterschrift.
Digitalisiere deinen Dokumentationsprozess.
Beschreibe deinen Prozess und Aya erstellt dir das passende Tool.