Arbeitszeiterfassung: was für deinen Betrieb Pflicht ist
EuGH, BAG, elektronische Erfassung ab 2026: Die Rechtslage ist in Bewegung, die Richtung ist eindeutig. Hier steht, was heute für jeden Betrieb gilt, in welchen Branchen mehr verlangt wird und was du jetzt tun solltest. Ohne Juristendeutsch.
- Arbeitszeiterfassung ist schon heute Pflicht, für alle Arbeitgeber (BAG 2022).
- Die Neuregelung macht sie elektronisch: für Betriebe mit mehr als zehn Beschäftigten ab 2026.
- In einigen Branchen und bei Minijobs gilt seit Jahren mehr: § 17 MiLoG mit 7-Tage-Frist und zwei Jahren Aufbewahrung.
- Bußgelder bis 30.000 €, dazu das Beweisrisiko bei Prüfungen und Stundenstreit.
Wie es dazu kam
Der EuGH legt vor
Der Europäische Gerichtshof entscheidet, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Das Urteil richtet sich an die Gesetzgeber, setzt aber den Rahmen.
Das BAG zieht nach
Das Bundesarbeitsgericht entscheidet am 13. September 2022: Arbeitgeber in Deutschland sind bereits nach geltendem Recht verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen (§ 3 Abs. 2 ArbSchG). Nicht erst, wenn ein neues Gesetz kommt. Jetzt.
Elektronisch statt Zettel
Die Neuregelung des Arbeitszeitgesetzes schreibt die elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vor. Für Betriebe mit mehr als zehn Beschäftigten gilt das ab 2026. Der handgeschriebene Wochenzettel und die nachgetragene Excel-Liste erfüllen diese Anforderung nicht.
Wo schon lange mehr gilt
Für einige Branchen ist strenge Aufzeichnung längst Alltag: Baugewerbe, Gastronomie und Beherbergung, Speditions- und Logistikgewerbe, Gebäudereinigung, Messebau und Fleischwirtschaft gehören zu den Wirtschaftsbereichen nach § 2a SchwarzArbG. Für sie greift § 17 MiLoG, unabhängig von der neuen Gesetzgebung. Dasselbe gilt branchenunabhängig für Minijobber:
| Anforderung | Konkret |
|---|---|
| Was erfassen? | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, pro Mitarbeiter |
| Bis wann? | Spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag |
| Wie lange aufbewahren? | Mindestens zwei Jahre |
| Was droht bei Verstößen? | Bußgeld bis 30.000 €; Prüfungen durch den Zoll (FKS) |
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Was du jetzt tun solltest
- Ist-Zustand ehrlich aufnehmen. Wo entstehen die Stunden heute: Zettel, WhatsApp, Excel? Wie lange dauert der Weg bis ins Lohnbüro?
- Elektronisch denken, mobil denken. Arbeitszeit entsteht selten nur am Schreibtisch: beim Kunden, unterwegs, auf der Fläche, im Homeoffice. Ein System, das dort erfasst, wo gearbeitet wird, erfüllt die Pflicht und spart das Abtippen gleich mit.
- Fristen in den Prozess einbauen. Wer monatlich einsammelt, hält keine Frist: In den MiLoG-Branchen sind sieben Tage die Grenze. Wöchentlich ist Minimum, täglich ist besser.
- Das Team mitnehmen. Die Erfassung muss ohne Schulung funktionieren, sonst wird sie umgangen. Bedienbarkeit ist keine Komfortfrage, sondern Compliance.
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Häufige Fragen zur Pflicht
Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schon heute?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen (Az. 1 ABR 22/21, gestützt auf § 3 Abs. 2 ArbSchG). Die Pflicht besteht unabhängig davon, wie die gesetzliche Neuregelung im Detail ausfällt.
Was ändert sich mit der elektronischen Erfassung?
Die geplante Neuregelung des Arbeitszeitgesetzes sieht vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch erfasst werden. Für Betriebe mit mehr als zehn Beschäftigten greift das ab 2026. Handschriftliche Zettel und nachgetragene Excel-Listen erfüllen das nicht.
In welchen Branchen gilt schon heute mehr?
In den Wirtschaftsbereichen nach § 2a SchwarzArbG gilt § 17 MiLoG, unter anderem im Baugewerbe, in Gastronomie und Beherbergung, im Speditions- und Logistikgewerbe, in der Gebäudereinigung, im Messebau und in der Fleischwirtschaft: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Gilt die Aufzeichnungspflicht auch für Minijobber?
Ja. Für geringfügig Beschäftigte gilt § 17 MiLoG in jeder Branche (außer in Privathaushalten): Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Welche Strafen drohen?
Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten des MiLoG können mit Bußgeldern bis zu 30.000 € geahndet werden. Dazu kommt das praktische Risiko: Ohne saubere Aufzeichnungen stehst du bei Zoll-Prüfungen und Stundenstreitigkeiten ohne Beleg da.
Reicht die Stempeluhr am Standort?
Nur, wenn die Arbeit auch dort stattfindet. Sobald dein Team beim Kunden, auf Montage, im Außendienst oder im Homeoffice arbeitet, entsteht die Arbeitszeit woanders. Ein System, das mobil am Ort der Arbeit erfasst, bildet die Realität ab und erspart das Nachtragen.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag ist sorgfältig recherchiert, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Prüfe den aktuellen Gesetzesstand oder frag deine Kammer, deinen Verband bzw. deinen Anwalt.
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